10 sposobów na uniknięcie złych długów

Nawet szybko rozwijający się biznes może złapać finansową zadyszkę, gdy kilku kontrahentów nie opłaci faktur w terminie. Jeśli zarządzasz finansami firmy, warto wiedzieć co robić, żeby klienci płacili na czas.

Problem niezapłaconych faktur dotyka wielu firm – kontrahenci z różnych powodów nie płacą na czas. Jednakże dziesięć poniższych działań pomoże Ci dobrze zarządzać firmą i ograniczy liczbę przeterminowanych należności. Im wcześniej podejmiesz działania, tym większe prawdopodobieństwo, że poradzisz sobie z dziurami w budżecie wynikającymi z niezapłaconych w terminie faktur. Szybciej też zdecydujesz, które długi należy spisać na straty.

Jak uniknąć złych długów – rekomendacja 10 działań

Nasze porady podzieliliśmy na dwie kategorie – przed i po nawiązaniu współpracy z nowym klientem.

Najpierw działania, które możesz podjąć, zanim zdecydujesz się rozpocząć współpracę z nowym kontrahentem:

1. Sprawdzaj kontrahentów i  dobieraj ich w taki sposób, aby reprezentowali różne branże. Dywersyfikacja bazy klienckiej pozwala ustrzec się przed problemami związanymi z chwilowymi kryzysami danego sektora.
2. Nie rezygnuj ze swoich kryteriów doboru kontrahentów i po prostu nie współpracuj z firmami, które ich nie spełniają. Jest kilka znaków ostrzegawczych, które powinny zaświecić czerwoną lampkę w Twojej głowie – niepełne dane kontaktowe, przekładanie momentu podpisania umowy, etc. Takie niefrasobliwe podejście może dotyczyć też płatności.
3. Informuj klientów o swoich warunkach płatności od samego początku. Jeśli naliczasz odsetki lub stosujesz kary za nieterminową płatność, upewnij się, że kontrahent jest tego świadomy i nie będzie podważał Twojego prawa do naliczenia opłaty dodatkowej, gdy zajdzie taka potrzeba.
4. Dowiedz się jak najwięcej o swoich potencjalnych kontrahentach, zanim zaoferujesz im kredyt kupiecki. Sprawdź ich w biurach informacji kredytowej – wiedza na temat tego, jak regulują swoje zobowiązania może okazać się bezcenna. Pomocna jest też wiedza o branży, w której operuje potencjalny klient – jeśli przechodzi ona właśnie kryzys, jest duża możliwość, że przedsiębiorstwo będzie zadłużone i nie będzie spłacało swoich wierzytelności w terminie.
5. Przeanalizuj wszystkie wierzytelności spisane na straty w ciągu ostatnich od 3 do 5 lat. Dzięki temu dowiesz się, czym charakteryzują się firmy, które nie płacą i jakie są najczęstsze przyczyny nieregulowania należności.
6. Skorzystaj z usługi faktora, który weryfikuje wierzytelność kontrahentów. Firmy faktoringowe, takie jak Bibby Financial Services, sprawdzają wierzycieli, aby ocenić ryzyko niewypłacalności. Mają dostęp do baz danych, dzięki którym łatwiej im przeprowadzić wywiad gospodarczy i odradzić współpracę z trudnymi klientami.

Gdy rozpoczniesz współpracę z klientem, przestrzegaj następujących  zasad:

1. Fakturuj klientów na czas i wysyłaj im przypomnienia o płatności, jeśli okaże się to konieczne. Zastąp procesy ręczne technologią. Dzięki temu uzyskasz lepszą kontrolę nad fakturami i będziesz w stanie na bieżąco sprawdzić, kto zapłacił a kto nie. Inwestycja w rozwiązania technologiczne może być początkowo kosztowna, ale dzięki automatyzacji oszczędzisz czas i będziesz miał gwarancję, że ani Ty, ani klient, nie zapomnicie o zaległej fakturze.
2. Wprowadź zachęty za szybkie opłacanie faktur. Im szybciej dostaniesz zapłatę za swoje towary lub usługi, tym mniejsze ryzyko, że stanie się coś nieoczekiwanego i klient nie będzie w stanie zapłacić. Dzięki temu będziesz miał też większą rezerwę gotówki, którą możesz wykorzystać na rozwój lub podczas kryzysu.
3. Wykorzystuj dane na temat płatności kontrahenckich do tworzenia wzorców zachowań płatniczych i zawsze aktualizuj profile ryzyka kontrahenckiego, gdy ktoś nie zapłaci Ci na czas.
4. Systematyczność w zarządzaniu wierzytelnościami jest ważna – bądź na bieżąco z informacją o płatnościach i działaj zawsze, gdy faktura się przeterminuje, a Ty nie otrzymasz płatności. Do monitorowania płatności od kontrahentów możesz również zatrudnić firmę faktoringową, taką jak Bibby Financial Services. Faktoring to nie tylko pieniądze natychmiast po wykonaniu usługi lub sprzedaży towaru, ale także szereg usług dodatkowych, w tym administrowanie płatnościami i przypominanie kontrahentom o terminach.

Podziel się tym artykułem z innymi:

• Jak zawczasu ustrzec się przed złymi długami?

Zobacz również nasze pozostałe teksty:

• Kim jest faktorant i za co odpowiada w faktoringu?
• Kim jest faktor? Odpowiadamy!