Problem niezapłaconych faktur dotyka wielu firm – kontrahenci z różnych powodów nie płacą na czas. Jednakże można podjąć pewne kroki, które pozwolą ograniczyć liczbę przeterminowanych należności.
Im wcześniej podejmiesz działania, tym większe prawdopodobieństwo, że sobie poradzisz z dziurami w budżecie będącymi wynikiem niezapłaconych w terminie faktur. Szybciej też zdecydujesz, które długi należy spisać na straty.
Rekomendacje działań
Zanim zdecydujesz się podjąć współpracę z nowym kontrahentem:
- Upewnij się, że dobierasz kontrahentów w taki sposób, aby reprezentowali różne branże. Dywersyfikacja bazy klienckiej pozwala ustrzec się przed problemami związanymi z chwilowymi kryzysami danego sektora.
- Nie rezygnuj ze swoich kryteriów doboru kontrahentów i po prostu nie współpracuj z firmami, które ich nie spełniają. Jest kilka znaków ostrzegawczych, które powinny zaświecić czerwoną lampkę w Twojej głowie – niepełne dane kontaktowe, przekładanie momentu podpisania umowy, etc. Takie niefrasobliwe podejście może dotyczyć też płatności.
- Nie rezygnuj ze swoich kryteriów doboru kontrahentów i po prostu nie współpracuj z firmami, które ich nie spełniają. Jest kilka znaków ostrzegawczych, które powinny zaświecić czerwoną lampkę w Twojej głowie – niepełne dane kontaktowe, przekładanie momentu podpisania umowy, etc. Takie niefrasobliwe podejście może dotyczyć też płatności.
- Informuj klientów o swoich warunkach płatności od samego początku. Jeśli naliczasz odsetki lub stosujesz kary za nieterminową płatność upewnij się, że kontrahent jest tego świadomy i nie będzie podważał Twojego prawa do naliczenia opłaty dodatkowej, gdy zajdzie taka potrzeba.
- Dowiedz się jak najwięcej o swoich potencjalnych kontrahentach, zanim zaoferujesz im kredyt kupiecki. Sprawdź ich w biurach informacji kredytowej – wiedza na temat tego, jak regulują swoje zobowiązania może okazać się bezcenna.
- Przeanalizuj wszystkie wierzytelności spisane na straty w ciągu ostatnich od 3 do 5 lat. Dzięki temu dowiesz się, czym charakteryzują się firmy, które nie płacą i jakie są najczęstsze przyczyny nieregulowania należności.
Gdy podejmiesz współpracę z kontrahentem:
- Fakturuj klientów na czas i wysyłaj im przypomnienia o płatności, jeśli okaże się to konieczne. Zastąp procesy ręczne technologią. Dzięki temu uzyskasz lepszą kontrolę nad fakturami i będziesz w stanie na bieżąco sprawdzić, kto zapłacił a kto nie.
- Zawsze miej pod kontrolą płatności od kontrahentów – musisz wiedzieć, kto jest Ci winny pieniądze, żeby wiedzieć ile.
- Wykorzystuj dane na temat płatności kontrahenckich do tworzenia wzorców zachowań płatniczych i zawsze aktualizuj profile ryzyka kontrahenckiego, gdy ktoś nie zapłaci Ci na czas.
- Systematyczność w zarządzaniu wierzytelnościami jest ważna – bądź na bieżąco z informacją o płatnościach i działaj zawsze, gdy faktura się przeterminuje, a Ty nie otrzymasz płatności.
Podziel się tym artykułem z innymi: