Jak egzekwować płatność od kontrahentów?
Zarządzanie relacjami ze „spóźnialskimi” kontrahentami może być nie lada wyzwaniem. Zła wiadomość jest taka, że nie istnieje żadna magiczna formuła, która pozwoliłaby na całkowite pozbycie się problemu przeterminowanych faktur.
Dobra – że jasny dla wszystkich sposób fakturowania może znacząco ograniczyć spory na tym tle, a delikatne i grzeczne upomnienia są często w stanie zdziałać więcej niż straszenie windykacją, sądem i komornikiem.
W naszym nieidealnym świecie nigdy nie ma pewności, że kontrahent zapłaci w terminie nawet jeśli my dołożymy wszelkich starań, aby tak się stało. Niemniej, warto zastosować się do poniższych rad, dzięki którym liczba przeterminowanych faktur w Twojej firmie powinna się zmniejszyć.
Monituj „spóźnialskich” konsekwentnie, a zarazem grzecznie
Jeśli trzymasz w ręku kolejną przeterminowaną fakturę, nie czekaj. Skontaktuj się z kontrahentem i dowiedz się, co się stało. Ważne, abyś porozmawiał/a z właściwą osobą, czyli taką, która ma rzeczywisty wpływ na wykonanie przelewu dla Ciebie. Dowiedz się, kiedy zaległość zostanie uregulowana – postaraj się uzyskać deklarację, co do konkretnej daty. Jeśli otrzymasz ją na piśmie, tym lepiej. Gdy minie wyznaczony termin, a płatność nadal nie znajdzie się na Twoim koncie, wyślij e-mail i zadzwoń znowu. Zawsze staraj się być grzeczny/a. Konfrontacyjne podejście nie sprawi, że Twoja faktura zostanie szybciej uregulowana, a może doprowadzić do tego, że stracisz klienta.
Zaproponuj nowe warunki płatności
W wielu przypadkach okaże się, że brak zapłaty w terminie nie wynika ze złej woli Twojego kontrahenta, tylko z problemów jego firmy. Być może on też czeka na płatność, aby móc uregulować swoje zobowiązania wobec Ciebie. Spróbuj wspólnie z klientem ustalić dogodny dla obu stron plan spłaty lub zaproponuj, aby kontrahent część faktury spłacił od razu, a resztę w ustalonym terminie.
Naliczaj odsetki lub kary za nieterminowe płatności
Zgodnie z polskim ustawodawstwem, masz prawo do naliczania odsetek za nieterminową płatność. Możesz też wprowadzić stałą opłatę karną, która częściowo pokryje poniesione przez Ciebie koszty odzyskania długu. O tych dodatkowych płatnościach poinformuj klienta na samym początku współpracy i, jeśli to możliwe, wpisz je do umowy. Dzięki temu unikniesz sporów związanych z zasadnością i wysokością opłat dodatkowych.
Zrezygnuj z kredytu kupieckiego dla notorycznych „spóźnialskich”
Jeśli wśród Twoich kontrahentów są firmy, które notorycznie spóźniają się z płatnościami, rozważ ograniczenie lub całkowite zniesienie kredytu kupieckiego dla nich. Aby było to możliwe, wprowadź stosowne zapisy do umowy o współpracy. Dzięki temu kontrahent będzie świadomy, że powtarzające się nieterminowe płatności mogą doprowadzić do tego, że za towar lub usługę będzie musiał płacić z góry.
Podejmuj kroki prawne tylko w ostateczności
Jeśli pomimo Twoich starań nie jesteś w stanie wyegzekwować zapłaty za przeterminowaną fakturę, wyślij uprzejmą acz stanowczą wiadomość e-mail i tradycyjny list. Daj kontrahentowi ostateczny 7-dniowy termin na uregulowanie zaległości. Jeśli i to nie zadziała, podejmij kroki prawne.
Podziel się tym artykułem z innymi:
Zobacz również nasze pozostałe teksty:
