Co powinna zawierać faktura?

Lista 14 niezbędnych elementów do poprawnego wystawienia faktury. Oto co jest wymagane

1. Data jej wystawienia;
2. Unikalny numer faktury;
3. Dane podatnika i nabywcy towarów (imię i nazwisko, nazwa nabywcy, adresy);
4. Numer NIP w przypadku firm lub PESEL dla podatników będących osobami fizycznymi;
5. Opcjonalnie: data wykonania, zakończenia usługi lub dostarczenia towarów (o ile jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);
6. Nazwa sprzedawanej usługi lub towaru;
7. Zakres wykonywanych usług (w tym ilość towaru);
8. Jednostkowa cena netto towaru lub usług (bez VAT);
9. Ewentualne obniżki lub rabaty wynikające z wcześniejszej zapłaty;
10. Wartość całkowita netto dostarczonego towaru lub wykonanych usług (bez VAT);
11. Stawka podatku;
12. Suma sprzedaży netto wraz z podziałem na sprzedaż towarów objętych konkretnymi stawkami z uwzględnieniem sprzedaży zwolnionej od podatku;
13. Suma podatku VAT (wraz z podziałem na poszczególne stawki określonych towarów lub usług);
14. Kwota należności ogółem.

Warto jednak pamiętać, że przedsiębiorca zgłaszający daną fakturę do faktoringu (zob. czym jest faktura faktoringowa?), musi na niej umieścić tzw. notę cesyjną, czyli informację o scedowaniu płatności na faktora. Wówczas płatność za fakturę odbywa się na rachunek firmy udzielającej faktoringu. Numer takiego rachunku znajduje się w dwóch miejscach: pod danymi wystawiającego oraz w adnotacji faktury. Do płatnika należy obowiązek sprawdzenia numeru rachunku bankowego firmy faktoringowej na białej liście podatników VAT.

Przedsiębiorca, który podlega obowiązkowemu mechanizmowi podzielonej płatności, powinien wystawiając fakturę na kwotę 15 tys. złotych tub wyższą, umieścić na niej zapis: „mechanizm podzielonej płatności”. W ten sposób odbiorca będzie wiedział o konieczności zapłaty w ramach split payment.

Ustalamy termin zapłaty faktury

Długie terminy płatności to często sytuacja bez wyjścia dla przedsiębiorcy, który godzi się na warunki niejako narzucone mu przez ogromną konkurencję rynkową. Brak zgody na taki stan rzeczy może skończyć się utratą klienta. Z kolei przedsiębiorca, który oferuje długie terminy za fakturę, z jednej strony zwiększa konkurencyjność swojej oferty, z drugiej jednak ryzykuje utratą płynności finansowej, a jeśli kontrahent okaże się niewypłacalny, traci czas i energię na działania windykacyjne.

Jeśli przedsiębiorca nie jest odgórnie związany żadną umową, do niego należy decyzja o wyznaczeniu terminu. Najczęściej jest to od 7 do 14 dni. Zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych, która wejdzie w życie od 1 stycznia 2020 roku, wierzyciele mają dostać nowe narzędzia i rozwiązania, pomocne w odzyskaniu przeterminowanych płatności. Oznacza to m.in. krótsze terminy na zapłatę faktury. Będzie to 30 dni dla podmiotów publicznych (oprócz publicznych podmiotów leczniczych) oraz nie więcej niż 60 dni dla sektora MŚP, czekającego na zapłatę ze strony dużej firmy. Od tego przepisu istnieją wyjątki, w przypadku których termin może się wydłużyć - np. jeśli chodzi o transakcję między dwoma równorzędnymi podmiotami niepublicznymi.

Brak terminu płatności?

Gdy nie ma terminu zapłaty na fakturze, przedsiębiorcę i kontrahenta obowiązuje podpisana wcześniej umowa, która jest nadrzędna w stosunku do faktury. Jeśli w żadnym z wymienionych dokumentów nie ma daty płatności, przedsiębiorca może wezwać dłużnika (kontrahenta) do “niezwłocznej zapłaty”. Jest to odrębny dokument, w którym należy już wskazać czas i sposób dokonania płatności.

Warto jednak zawrzeć datę płatności od razu na fakturze, ponieważ według “Barometru praktyk płatniczych firmy” Atradius niemal 30% łącznej wartości faktur B2B wystawionych przez polskich ankietowanych w ciągu ostatniego roku nie zostało opłaconych na czas. Duża część przedsiębiorców uważa, że praktyki płatnicze ich klientów w ciągu najbliższych miesięcy nie zmienią się (46%). Natomiast 25% właścicieli firm spodziewa się wręcz pogorszenia terminowości kontrahentów, które może skutkować wydłużeniem czasu spieniężania zaległych faktur.

Co robić, jeśli klient zwleka z zapłatą?

Jeśli klient zwleka z zapłatą, przedsiębiorca w ostateczności może zwrócić się ze sprawą do sądu. Jednak płatność należności można egzekwować w inny sposób. Jednym z nich jest naliczanie odsetek za każdy dzień zwłoki. Kwestia odsetek powinna zostać zawarta w podpisywanej umowie między przedsiębiorcą a kontrahentem. Odsetki mogą zostać przewidziane w zapisie umowy, jednak jest to decyzja dobrowolna, która musi zostać podjęta przed wykonaniem usługi oraz podpisaniem faktury. Jeśli kontrahent zwleka z płatnością, można do drugiej strony skierować osobny dokument - wezwanie do zapłaty. Wówczas przekroczenie terminu, w jakim ostatecznie ma zostać dokonana wpłata, powoduje rozpoczęcie naliczania odsetek za opóźnienie. Jednak przedsiębiorca nie ma obowiązku wysyłania do nierzetelnego kontrahenta osobnego dokumentu. Wezwanie do zapłaty może oznaczać również faktura VAT.

Możliwość odroczenia płatności

Zdarza się, że kontrahent, który ma problemy z zadłużeniem i płynnością finansową, prosi o możliwość odroczenia terminu płatności. Jest to możliwe w przypadku, kiedy pierwotny termin na dokonanie zapłaty jeszcze nie upłynął. Dotychczas przepisy nie dopuszczały innej możliwości.

Wiele firm przynajmniej raz miało do czynienia z brakiem terminowej płatności od kontrahenta. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie jest w stanie regulować również swoich zobowiązań. Właśnie wtedy warto poprosić o odroczenie terminu płatności faktury, co ma szansę spotkać się ze zrozumieniem partnera biznesowego. Taka prośba nie powinna pogorszyć wzajemnych relacji.

Jak nie dać się zatorom płatniczym?

Jednym z bardziej skutecznych zabezpieczeń jest finansowanie bieżącej działalności firmy za pomocą środków zewnętrznych - np. przy współpracy faktorem. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi się obawiać długich terminów płatności, ponieważ płatność za wykonaną usługę otrzymuje niemal od razu po jej wykonaniu. Dodatkowo obowiązek monitorowania płatności spoczywa na udzielającym firmie faktoringowej. Faktoring umożliwia przedsiębiorcy proponowanie dogodnych terminów płatności swoim kontrahentom. To również brak problemów z terminowym regulowaniem zobowiązań wobec pracowników i urzędów państwowych (ZUS, US) oraz skutecznie unikanie zatorów płatniczych.

Podziel się tym artykułem z innymi:

• Ustalamy Termin Zapłaty na Fakturze VAT. Poradnik dla Firm.

Zobacz również nasze pozostałe teksty:

• 4 wskazówki, jak negocjować terminy płatności
• Jak egzekwować płatność od kontrahentów, którzy nie płacą w terminie?