Jak egzekwować płatność od kontrahentów, którzy nie płacą w terminie?
Zarządzanie relacjami ze „spóźnialskimi” kontrahentami może być nie lada wyzwaniem. Zła wiadomość jest taka, że nie istnieje żadna magiczna formuła, która pozwoliłaby na całkowite pozbycie się problemu przeterminowanych faktur.
Dobra – że jasny dla wszystkich sposób fakturowania może znacząco ograniczyć spory na tym tle, a delikatne i grzeczne upomnienia są często w stanie zdziałać więcej niż straszenie windykacją, sądem i komornikiem.
W naszym nieidealnym świecie nigdy nie ma pewności, że kontrahent zapłaci w terminie nawet jeśli my dołożymy wszelkich starań, aby tak się stało. Niemniej, warto zastosować się do poniższych rad, dzięki którym liczba przeterminowanych faktur w Twojej firmie powinna się zmniejszyć.
Monituj „spóźnialskich” konsekwentnie, a zarazem grzecznie
Jeśli trzymasz w ręku kolejną przeterminowaną fakturę, nie czekaj. Skontaktuj się z kontrahentem i dowiedz się, co się stało. Ważne, abyś porozmawiał/a z właściwą osobą, czyli taką, która ma rzeczywisty wpływ na wykonanie przelewu dla Ciebie. Dowiedz się, kiedy zaległość zostanie uregulowana – postaraj się uzyskać deklarację, co do konkretnej daty. Jeśli otrzymasz ją na piśmie, tym lepiej. Gdy minie wyznaczony termin, a płatność nadal nie znajdzie się na Twoim koncie, wyślij e-mail i zadzwoń znowu. Zawsze staraj się być grzeczny/a. Konfrontacyjne podejście nie sprawi, że Twoja faktura zostanie szybciej uregulowana, a może doprowadzić do tego, że stracisz klienta.
Zaproponuj nowe warunki płatności
W wielu przypadkach okaże się, że brak zapłaty w terminie nie wynika ze złej woli Twojego kontrahenta, tylko z problemów jego firmy. Być może on też czeka na płatność, aby móc uregulować swoje zobowiązania wobec Ciebie. Spróbuj wspólnie z klientem ustalić dogodny dla obu stron plan spłaty lub zaproponuj, aby kontrahent część faktury spłacił od razu, a resztę w ustalonym terminie.
Naliczaj odsetki lub kary za nieterminowe płatności
Zgodnie z polskim ustawodawstwem, masz prawo do naliczania odsetek za nieterminową płatność. Możesz też wprowadzić stałą opłatę karną, która częściowo pokryje poniesione przez Ciebie koszty odzyskania długu. O tych dodatkowych płatnościach poinformuj klienta na samym początku współpracy i, jeśli to możliwe, wpisz je do umowy. Dzięki temu unikniesz sporów związanych z zasadnością i wysokością opłat dodatkowych.
Zrezygnuj z kredytu kupieckiego dla notorycznych „spóźnialskich”
Jeśli wśród Twoich kontrahentów są firmy, które notorycznie spóźniają się z płatnościami, rozważ ograniczenie lub całkowite zniesienie kredytu kupieckiego dla nich. Aby było to możliwe, wprowadź stosowne zapisy do umowy o współpracy. Dzięki temu kontrahent będzie świadomy, że powtarzające się nieterminowe płatności mogą doprowadzić do tego, że za towar lub usługę będzie musiał płacić z góry.
Podejmuj kroki prawne tylko w ostateczności
Jeśli pomimo Twoich starań nie jesteś w stanie wyegzekwować zapłaty za przeterminowaną fakturę, wyślij uprzejmą acz stanowczą wiadomość e-mail i tradycyjny list. Daj kontrahentowi ostateczny 7-dniowy termin na uregulowanie zaległości. Jeśli i to nie zadziała, podejmij kroki prawne.
Podziel się tym artykułem z innymi:
Zobacz również nasze pozostałe teksty: