Jak skutecznie zarządzać wierzytelnościami, aby poprawić płynność?

Płynność finansowa

By Jerzy Dąbrowski

13 lut 2019

Opóźnione płatności to codzienność ponad 70 proc. polskich przedsiębiorców. Dlatego większości z nas potrzebny jest skuteczny system zarządzania wierzytelnościami.

To kluczowe narzędzie w walce z niezapłaconymi przeterminowanymi fakturami, które pomaga utrzymać płynność firmy na dobrym poziomie.

Dzięki wdrożeniu systemu zarządzania wierzytelnościami Twoja firma będzie lepiej przygotowana do negocjowania warunków i terminów płatności z kontrahentami. Dodatkowo system umożliwi Ci skuteczne i terminowe ściąganie należności, co zmniejszy ryzyko zaburzeń płynności.

Zarządzanie wierzytelnościami

Co możesz zrobić? Oto kilka porad, dzięki którym zarządzanie wierzytelnościami będzie prostsze, a płynność przedsiębiorstwa niezagrożona: 

  • stwórz jasny system zarządzania wierzytelnościami, który będzie umożliwiał wprowadzanie nowych zamówień, wystawianie faktur i przypominanie kontrahentom o opóźnionych płatnościach
  • stwórz politykę płatności, w której zostaną jasno opisane zasady współpracy z nowymi klientami, zmiany statusu dotychczasowych klientów, wyjątki od standardowych terminów płatności, zasady modyfikacji wysokości kredytu kupieckiego przyznanego kontrahentom, zawieszanie współpracy i korzystanie z pomocy zewnętrznych firm windykacyjnych
  • ustal, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie wierzytelnościami lub zatrudnij firmę, która się tym zajmie
  • poszukaj oprogramowania do zarządzania wierzytelnościami, które zautomatyzuje dotychczasowy proces i pozwoli na podejmowanie działań wyprzedzających (np. przypominanie kontrahentowi o zbliżającym się terminie płatności)
  • dokładnie sprawdzaj nowych kontrahentów przed podpisaniem umowy; na początku współpracy udzielaj niskich kredytów kupieckich
  • o warunkach i terminach płatności zawsze informuj kontrahenta pisemnie; upewnij się, że informacja jest dla niego zrozumiała i że przyjmuje ją do wiadomości. Dzięki temu unikniesz nieporozumień, a także wzmocnisz swoją pozycję, gdy konieczna będzie windykacja należności
  • gdy faktury staną się wymagalne, wysyłaj powiadomienia; jeśli kontrahent opóźnia się z płatnością, zadzwoń do niego i spróbuj polubownie rozwiązać problem, np. zaproponuj jednorazową zmianę terminu płatności
  • jeśli wśród Twoich kontrahentów są firmy notorycznie spóźniające się z zapłatą, rozważ redukcję lub całkowite zniesienie kredytu kupieckiego dla tych podmiotów. Aby było to możliwe, wprowadź stosowne zapisy do umowy podpisywanej na początku współpracy.

Jak skutecznie fakturować kontrahentów?

Sporne faktury i kiepskie procedury administracyjne to częste powody opóźnień w płatnościach. Dlatego bardzo istotne jest prawidłowe fakturowanie kontrahentów. Warto zatem przestrzegać następujących zasad dotyczących faktur:

  • dokument powinien nosić tytuł „faktura” i zawierać dane kontaktowe, logo oraz numery identyfikacyjne, czyli NIP i Regon
  • każda faktura powinna mieć swój numer, datę sporządzenia, datę wymagalności oraz wskazaną preferowaną opcję zapłaty
  • opis na fakturze powinien być dokładny i niepozostawiający wątpliwości – wskaż, jakich usług lub towarów dotyczy dokument, a także daty ich dostarczenia, liczbę / ilość oraz cenę
  • na samym końcu dokumentu umieść inne istotne informacje, takie jak np. polityka zwrotów. Wskaż moment, od którego zaczniesz naliczać odsetki za opóźnioną płatność, a także poinformuj kontrahenta o rabatach, jakie może uzyskać za wcześniejsze uregulowanie faktury

Dobre procedury administracyjne i skuteczne zarządzanie wierzytelnościami pomogą Ci zidentyfikować znaki świadczące o możliwych opóźnieniach i potencjalnie złych długach, zanim staną się one problemem. Kluczowe jest podjęcie stosownych kroków na samym początku współpracy, a także stała kontrola zapłaconych i niezapłaconych faktur. Wiedza ta pozwoli lepiej zarządzać płynnością przedsiębiorstwa.

Podziel się tym artykułem z innymi:


kontakt

Masz pytania? Zadzwoń 800 224 229

lub