Jak sprawdzić kontrahenta? Poznaj przydatne narzędzia

Płynność finansowa

By Barbara Dzida

17 lut 2021

Statystycznie firmy eliminują jedynie 20 procent ryzyka, a ocena kontrahenta zazwyczaj sprowadza się do oceny własnej i ewentualnej konsultacji prawnej. Jak zatem sprawdzić, czy możemy zaufać potencjalnemu partnerowi biznesowemu? I co zrobić, gdy firma znalazła się w sytuacji, gdy kontrahent już teraz zalega z płatnościami?

Każdy biznes wiąże się z ryzykiem finansowym, a podejmowanie współpracy z nowym podmiotem wymaga decyzji, czy jest się w stanie to ryzyko ponieść. Relacje z nieuczciwą firmą mogą skutkować nie tylko utratą pieniędzy, ale również towaru. Jak wynika z Badania Płatności Coface 2020 oczekiwany wzrost długości przeterminowanych należności w ciągu kolejnych 6 miesięcy w branży transportowej i tekstylno-odzieżowej może sięgnąć nawet ponad 15 punktów proc. Jak można zminimalizować niebezpieczeństwo ze strony nieuczciwych przedsiębiorstw i co zrobić, gdy kontrahent zalega z płatnościami? Poznajcie 10 sposobów na weryfikację partnerów biznesowych.

1. Strona internetowa badanej firmy

Pierwszym krokiem zawsze powinno być zapoznanie się ze stroną internetową i/lub profilem w Google Business potencjalnego kontrahenta. Należy zwrócić uwagę czy witryna jest zarejestrowana w kraju, w którym dany podmiot funkcjonuje. Jeśli to się zgadza warto sprawdzić podstawowe informacje i zachować numer NIP/REGON, które są kluczowe w momencie procesu weryfikacji w rejestrach gospodarczych czy podatkowych. 

2. Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej

Bardzo dobrym źródłem informacji o jednoosobowych podmiotach lub wspólnikach spółek cywilnych jest CEIDG. Do wyszukania danych przyda się wcześniej zapisany numer NIP lub REGON. Najważniejszymi elementami, na które powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca jest to, jak długo dana firma działa na rynku, jaką ma historię, czy znajduje się informacja o upadłości lub postępowaniu naprawczym. To pozwala wstępnie zweryfikować jej stabilność. Istotne może być też to, czy działa sezonowo.

W przypadku braku informacji w CEIDG należy sięgnąć do Rejestru Gospodarki Narodowej REGON prowadzonej przez GUS.

3. Krajowy Rejestr Sądowy oraz Monitor Sądowy i Gospodarczy

Jeżeli kontrahent działa jako spółka prawa handlowego, czyli spółka: jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjna to wtedy należy sięgnąć do bazy KRS. Dzięki tej wyszukiwarce, poza podstawowymi danymi firmy, można prześledzić historię wpisu i wychwycić najważniejsze zmiany w firmie.

Kluczową informacją jest min. w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego, która obrazuje maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania. Warto pochylić się także nad sposobem reprezentacji, by wiedzieć kto może skutecznie podpisać umowę. W aspekcie finansowym istotne jest zwrócenie uwagi na datę złożenia sprawozdań finansowych. Brak spełnienia obowiązku powinien być czerwoną flagą, ponieważ może wskazywać na nieuczciwe zamiary.

Podczas weryfikacji kontrahenta najbardziej należy się skupić się na dziale IV i późniejszych, które dotyczą min. postępowania likwidacyjnego, upadłościowego, przekształceń i restrukturyzacji.

W Monitorze Sądowym i Gospodarczym publikowane są sprawozdania finansowe, które również są świetnym źródłem informacji o sytuacji finansowej i stabilności firmy.

BEZPŁATNA KONSULTACJA

Sprawdź jak faktoring może wpłynąć na bezpieczeństwo twojego biznesu.

Nasz konsultant wytłumaczy Ci, na czym polega faktoring z ubezpieczeniem i w jaki sposób sprawdzamy kontrahentów naszych klientów.

Zarezerwuj termin bezpłatnej konsultacji online >

4. Biała lista

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT to koniecznie musisz mieć na uwadze sprawdzenie partnera biznesowego. W momencie, gdy organ podatkowy stwierdzi, że dany podmiot nie istnieje lub bierze udział w oszustwie podatkowym to automatycznie możesz stracić prawo do odliczania VAT od zakupów. Z tego względu jednym z podstawowych priorytetów Ministerstwa Finansów jest zabezpieczenie podatników VAT przed nieświadomym uczestnictwem w oszustwie podatkowym.

We wrześniu 2019 zaczęła funkcjonować tzw. Biała lista podatników VAT, czyli wykaz informacji o podatnikach płacących podatek od towarów i usług, który ma pomóc firmom efektywnie i sprawnie weryfikować kontrahentów.

Biała lista pozwala na:

  • sprawdzenie czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
  • poznanie podstawy prawnej decyzji, jeśli Twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT,
  • potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Przeczytaj więcej o funkcjonalności Białej listy na oficjalnej stronie rządowej.  

5. VAT Information Exchange System (VIES)

Planujesz współpracę międzynarodową? Koniecznie sprawdź partnera biznesowego w systemie VIES. Jest to wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską. Daje ona możliwość skontrolowania czy podmiot dokonuje transakcji wewnątrz UE. Jeśli chcesz stosować stawkę 0% VAT taka weryfikacja jest konieczna.

6. Urząd Skarbowy

Jeśli już podjąłeś współpracę, złóż wniosek z prośbą o wydanie zaświadczenia, które potwierdzi prawidłowe składanie obowiązkowych deklaracji oraz brak zaległości w płatnościach podatków przez kontrahenta. To działanie zmniejszy ryzyko odpowiedzialności solidarnej, która oznacza o ustawowe pociągnięcie do odpowiedzialności podmiotów uczestniczących w realizacji części lub całości umowy.

7. Wskaźnik Moralności Płatniczej - Payment Morality Index (PMI)

PMI jest to wskaźnik określający stosunek wysokości zadłużenia do liczby dni opóźnienia w spłacie należności. Inaczej mówiąc, jest to ocena wystawiana podmiotowi na podstawie zachowań na rynku. Jeśli wartość indeksu mieści się w przedziale 0-40 to występuje duże ryzyko opóźnienia płatności nawet do dwóch miesięcy, a nawet całkowitej utraty płynności podmiotu.

Wskaźnik PMI można odnaleźć w raportach gospodarczych, przygotowanych najczęściej przez firmy i instytucje finansowe. Zazwyczaj pojawia się on przy kluczowych danych tj. ocena ryzyka współpracy czy rekomendowana maksymalna kwota kredytu kupieckiego.

8. Wyszukiwarki kontrahentów

Jedną z wyszukiwarek, która daje ogromne możliwości, jest Portal podatkowy. Umożliwia on dostęp do rejestru VAT, a także VAT UE, dzięki czemu można sprawdzić, czy podmiot jest zarejestrowany i jaki jest status podatnika. System daje możliwość sprawdzenia poprawności numeru NIP oraz jego ważności. Ponadto, kieruje do odpowiedniej strony, na której zweryfikujesz obecność w rejestrze zastawów skarbowych. Potrzebujesz informacji o tym, czy kontrahent złożył kaucję gwarancyjną? Portal podatkowy odsyła do witryny, gdzie tę informację znajdziesz bez problemu. Na stronie jest też odnośnik do listy urzędów i ich danych teleadresowych. Kolejnym narzędziem, dostępnym na stronie rządowej www.podatki.gov.pl jest bezpłatna wyszukiwarka NIP i VAT, dzięki, której z łatwością znajdziesz i potwierdzisz informacje, których potrzebujesz.

9. Rekomendacje wywiadowni gospodarczych

Duża wywiadownia gwarantuje dostęp do światowej sieci informacji gospodarczej z możliwością monitorowania firm, dzięki czemu dane są aktualne i uporządkowane. Pozyskane podczas researchów dane są poddawane analizom i statystykom.

Polskie wywiadownie zajmują się także tworzeniem wykazów dłużników i oferują klientom wsparcie przy windykacji. Aktywnie współpracują z polskimi bankami i firmami ubezpieczeniowymi w zakresie analizy ryzyka. Zgromadzone dane weryfikowane są za pomocą Krajowego Rejestru Sądowego czy rejestrów dłużników. 

Jedną z największych międzynarodowych wywiadowni gospodarczych jest Dun & Bradstreet, ale warto również zapoznać się z ofertą podmiotów krajowych, np. InfoCredit. Ciekawą ofertę dla polskich przedsiębiorców ma również Coface, który nie tylko dostarcza dane o sytuacji finansowej potencjalnych kontrahentów, ale również szacuje ryzyka i dopasowuje ubezpieczenia w obrocie gospodarczym.

10. Faktoring

Jedną z form weryfikacji potencjalnych kontrahentów jest faktoring. Faktor sprawdza kontrahentów klienta, zanim przyzna finansowanie. Firma, która chce skorzystać z usługi faktoringu powinna posiadać stałych odbiorców oraz udokumentowane warunki współpracy z nimi. Ponadto, wystawiane przez przedsiębiorcę faktury muszą mieć odroczony termin płatności. Faktoring jest pewnym rozwiązaniem w kwestii weryfikacji. Nie tylko pomaga sprawdzić obecnych partnerów biznesowych, ale także na bieżąco monitoruje ich sytuację po podjęciu współpracy. Gwarantuje wychwycenie tzw. „oszustw handlowych” i chroni przedsiębiorców przed nierzetelnymi kontrahentami.

Faktoring to nie tylko weryfikacja kontrahentów, ale przede wszystkim wsparcie w utrzymaniu płynności firmy. Warto zapoznać się z możliwościami, jakie oferują faktorzy, by nie pozostać w tyle na rynku z powodu zatorów płatniczych.

Podsumowując, gdyby całe ryzyko dotyczące należności wynosiło 100% to do jego eliminacji przyczyniłyby się następujące elementy:

  • Współpraca z firmą windykacyjną (10%)
  • Umowa handlowa (10%)
  • Monitoring przyznanego kredytu (10%)
  • Monitorowanie płatności (10%)
  • Współpraca z wywiadownią (10%)
  • Kontrola i konsultacje prawnicze (10%)
  • Ocena własna (10%)
  • Windykacja we własnym zakresie (15%)
  • Dodatkowe zabezpieczenia (15%)

Więcej na ten temat można się dowiedzieć z nagrania webinaru na YouTube - Jak zmniejszyć ryzyko w biznesie?

Warto weryfikować, sprawdzać i być dociekliwym. Decyzje o współpracy z konkretnym podmiotem przekładają się finalnie bezpośrednio na wynik ekonomiczny firmy. Sprawdź potencjalnego partnera z Bibby Financial Services, dzięki czemu unikniesz niepożądanych sytuacji i zmniejszysz ryzyko utraty płynności finansowej swojej firmy.


kontakt

Masz pytania? Zadzwoń 800 224 229

lub