Problem niezapłaconych w terminie faktur dotyka ogromną część przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora małych i średnich firm. Zanim jednak podejmiesz radykalne kroki w celu odzyskania swoich należności, wystosuj do dłużnika wezwanie do zapłaty. Niewykluczone, że takie wezwanie okaże się skuteczne i dłużnik szybko zapłaci, by uniknąć dodatkowych kosztów. Albo będzie dążył do ugody z Tobą i np. rozłożenia płatności na raty.

Dla ciebie, jako wierzyciela, wiąże się to jednak z dodatkową pracą, kosztami windykacji czy nawet utratą płynności finansowej. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest faktoring, oferowany przez Bibby Financial Services. To na faktora spadną problemy z ewentualną windykacją należności od nierzetelnego kontrahenta i wysyłanie mu wezwań do zapłaty. Ty zapewnisz sobie dopływ gotówki i będziesz mógł skoncentrować się na prowadzeniu firmy.

I. Co to jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to – jak sama nazwa wskazuje – wezwanie do uregulowania zaległej należności. Oficjalnym pismem wierzyciel informuje dłużnika o upływie terminu zapłaty, wzywa go do uregulowania zobowiązania w określonym, nowym terminie oraz ostrzega przed prawnymi konsekwencjami, gdyby nadal nie regulował zadłużenia (obarczenie dłużnika kosztami postępowania sądowego czy później egzekucyjnego).

Wezwanie do zapłaty uchodzi za jeden z najprostszych, ale jednocześnie najbardziej skutecznych sposobów odzyskiwania długu. Stosowane jest na etapie tzw. miękkiej windykacji i postępowania polubownego, zanim sprawa trafi wyżej. Wezwanie zapłaty może być wysłane bezpośrednio przez wierzyciela, albo zewnętrzną firmę windykacyjną lub kancelarię prawną, do których trafiła sprawa długu.

II. Podstawy prawne wezwania do zapłaty

Pismo samo w sobie nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Artykuł 187 znowelizowanego Kodeksu Postępowania Cywilnego mówi jednak o tym, że wierzyciele w pierwszej kolejności powinni korzystać ze wszystkich możliwości pozwalających na polubowne rozwiązanie sporu. Wezwanie do zapłaty jest formą takiego polubownego załatwienia sprawy poza sądem. Stąd do ewentualnego pozwu należy dołączyć kopię wezwania do zapłaty, co jest dla sądu dowodem, że wierzyciel podjął próbę polubownego załatwienia sprawy. Stanowi o tym art. 485 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Odniesienie do wezwania można także odnaleźć w art. 476 Kodeksu Cywilnego, który mówi: „Dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.”

III. Jakie są rodzaje wezwania do zapłaty?

Różne rodzaje wezwań do zapłaty wynikają z faktu, że ich treść nie ma narzuconej z góry formy i mogą przybierać odmienną postać. Pozwalają na stopniowanie procesu windykacji miękkiej a tym samym przybliżanie terminu zapłaty. Ich cel jest jeden -  wpłynąć na dłużnika, by uregulował należność – m.in. poprzez gradację potencjalnych sankcji. Najczęściej wezwania do zapłaty przybierają poniższe formy:

Zwykłe wezwanie do zapłaty – to pierwsze wezwanie, które ma przypomnieć o upłynięciu terminu płatności faktury, gdy wcześniejsze monity, przypomnienia czy upomnienia, nie przyniosły rezultatu. Może, ale nie musi zawierać konkretnych ostrzeżeń na temat ewentualnych sankcji przy braku uregulowania zaległości we wskazanym terminie (np. odsetki za niepłacenie w terminie, wpisanie do rejestrów dłużników, sprzedaż długu). Po tym wezwaniu może być wystosowane ponowne w podobnej formie, ale z nowym terminem płatności (zwane też drugim wezwaniem do zapłaty lub ponaglającym).

Przedsądowe wezwanie do zapłaty to kolejne pismo wysyłane do nierzetelnego kontrahenta. Ponownie wyznaczany jest termin do wpłaty, ale z zastrzeżeniem, że wierzyciel rozważa skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Ostateczne wezwanie do zapłaty jest wciąż wezwaniem do dokonania dobrowolnej spłaty zadłużenia na zasadach polubownych. Wierzyciel wskazuje w nim jednak, że to już ostatnia próba i ostatni możliwy termin na uregulowanie zadłużenia. Przy braku reakcji lub wpłaty zaległej kwoty cała sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego, a kwota długu powiększona o koszty procesowe.

Zarówno ostateczne jak i przedsądowe wezwanie do zapłaty nie różnią się niczym pod względem prawnym. Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest przy tym często wymiennie stosowane z ostatecznym wezwaniem. Nomenklatura pozostaje więc kwestią względną, ale oba rodzaje wezwań są ostatnim krokiem na drodze windykacji polubownej. Odmienna nazwa ma w niektórych przypadkach jedynie wywrzeć dodatkowy wpływ na nierzetelnego dłużnika. Jeśli dłużnik zignoruje te pisma, wierzyciel może skierować sprawę do sądu. W procesie sądowym oba pisma mają tę samą wagę. Są dowodem, że wierzyciel podjął próbę polubownego załatwienia sprawy - liczba wezwań, ich nazwa i dokładna treść nie ma tu już większego znaczenia. Ostateczne lub przedsądowe wezwania do zapłaty warto wysłać dłużnikowi listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty – jest przesyłane po uzyskaniu sądowego nakazu zapłaty, a przed jego skierowaniem do komornika. Daje dłużnikowi szansę na uniknięcie postępowania egzekucyjnego oraz związanych z nim kosztów.

IV. Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Chociaż wezwanie do zapłaty nie jest sformalizowane, to w zależności od rodzaju i formy powinno zawierać kilka istotnych elementów, takich jak:

• ●data i miejsce sporządzenia wezwania,
• ●dane wierzyciela oraz dłużnika,
• ●podstawa prawna, na której opiera się roszczenie,
• ●kwota długu, bez podawania odsetek (można oznaczyć jako kwotę główną),
• ●kwota wraz z odsetkami za opóźnienie,
• ●termin spłaty długu,
• ●numer konta, na który dłużnik powinien wpłacić środki,
• ●podanie danych kontaktowych do wierzyciela celem ugody, ustalenia spłaty kwoty zadłużenia w ratach, itp.
• ●informacja o konsekwencjach, które zostaną wyciągnięte w sytuacji, gdy dłużnik nie ureguluje swoich zaległości w podanym terminie,
• ●podpis wierzyciela.

V. Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty

Nie ma jasnych wytycznych, kiedy wysłać wezwanie do zapłaty, ani ile takich monitów skierować do klienta. W większości przypadków pierwsze wezwanie będzie raczej miało charakter informacyjny, a zanim sprawa trafi do sądu, trzeba się liczyć z wysłaniem kilku wezwań do zapłaty. W praktyce, rezultaty przynosi wysłanie do dłużnika 2-3 ponagleń. Im zrobimy to szybciej, tym też większa szansa na odzyskanie pieniędzy. W najlepszym wypadku przypomnisz kontrahentowi o nieuregulowanej fakturze i ten ją szybko opłaci. W najgorszym – ułatwi Ci to podjęcie dalszych kroków w celu odzyskania pieniędzy.

Pamiętaj przy tym o kwestii przedawnienia należności. Terminy przedawnienia określa Kodeks cywilny – dla faktury sprzedażowej to 2 lata. Jeśli ten termin upłynął, dłużnik może w świetle prawa odmówić spłaty roszczenia. Wierzyciel nie uzyska wówczas prawomocnego nakazu zapłaty ani nie skieruje sprawy do komornika.

VI. Gdy dłużnik nie reaguje

Jeśli mimo wezwań do zapłaty, dłużnik nie wywiązuje się ze swojego zobowiązania, możesz:

• ●sięgnąć po inne środki windykacji miękkiej i zgłosić informację o nierzetelnym kontrahencie do biur gospodarczych. Gdyby jednak Wierzyciel chciał wysłać dane dłużnika do KRD, to obowiązkowo w piśmie musi być informacja o tym, że dłużnik może zgłosić do wierzyciela, przed przekazaniem przez niego informacji gospodarczej, sprzeciw wobec zamiaru przekazania danych do biura. Po przekazaniu przez wierzyciela informacji gospodarczej, sprzeciw może być złożony bezpośrednio do właściwego biura informacji gospodarczej. Pamiętaj też, że do przetwarzania danych w związku z przekazaniem do biura informacji gospodarczych o zobowiązaniu dłużnika będącego osobą fizyczną nie stosuje się przepisu art. 21 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
• ●sprzedać dług, odzyskując przynajmniej część należności;
• ●skierować sprawę na drogę sądową a po uzyskaniu sądowego nakazu zapłaty z tytułem wykonawczym zgłosić sprawę do komornika.

VII. Faktoring a nierzetelny kontrahent

Brak zapłaty od kontrahenta w terminie, wiąże się z  szeregiem działań, które wierzyciel powinien podjąć, by odzyskać swoją należność. Nie dość, że są to procesy długotrwałe, to dodatkowo mogą zaburzyć płynność finansową firmy. Problemy z terminowym regulowaniem należności można jednak ograniczyć przez nawiązanie współpracy z firmą faktoringową, taką jak Bibby Financial Services.

Dzięki faktoringowi gotówkę za faktury otrzymasz bardzo szybko, a o zaległe płatności będzie się upominał faktor. Co więcej, może on też przejąć na siebie ryzyko niewypłacalności kontrahenta, jeśli skorzystasz z faktoringu pełnego. Tym samym zapewnisz sobie swobodę działalności a firmie dostęp do kapitału na bieżące operacje.