Zatory płatnicze w agencjach marketingowych. Dlaczego trudno z nich wyjść?

Agencja marketingowa może wygrać przetarg, zrealizować kampanię i … stracić płynność finansową. Brzmi absurdalnie? Niestety dla wielu firm z branży jest to prawdziwe zagrożenie. I chociaż zjawisko nie jest nowe, zauważalna jest zmiana w podejściu do radzenia sobie z tym problemem. Agencje coraz chętniej zaczynają korzystać z profesjonalnego wsparcia.

Agencje komunikacji marketingowej od lat mierzą się utrzymaniem płynności finansowej, na co składa się wiele zmiennych. Zaczyna się już od walki o pozyskanie klienta i konieczności opłacenia pracy zespołu na czas prowadzonego przetargu. Nie jest tajemnicą, że aby w ogóle ubiegać się o klienta, agencje inwestują tygodnie pracy zespołu, bez gwarancji wynagrodzenia. Zdawałoby się, że kiedy uda się pozyskać klienta, a sama współpraca przebiegnie pomyślnie, na tym kończą się problemy. Rzeczywistość pokazuje co innego. 

Faktury leżą, klientom nie spieszy się z ich opłaceniem

Niektórzy klienci odwlekają moment zapłaty za wykonaną usługę i spóźniają się z płatnościami o 30, 45 czy nawet 60 dni. W efekcie, agencje marketingowe wpadają z jednego problemu w drugi: od inwestycji w bezpłatne przetargi po realizacje projektów, za które nie wiedzą, kiedy dostaną wynagrodzenie. 

Rzecz w tym, że nie jest to jednorazowa sytuacja, lecz system, który utrudnia prowadzenie działalności. Agencje regularnie musza prosić się o swoje pieniądze.

- W przypadku mniejszych agencji opóźnienie w płatnościach może zachwiać stabilnością firmy. Wystarczy, że dwóch czy trzech klientów nie zapłaci w terminie a już agencja może to odczuć i mieć problemy z płynnością. Musimy przecież nie tylko utrzymać zespół, ale też zapłacić podwykonawcom, za biuro, za licencje - mówi Waldemar Leszczyński, managing director Human Signs. 

Skąd biorą się zatory płatnicze w agencjach marketingowych?

Im mniejsza agencja, tym bardziej odczuwa skutki zatorów płatniczych. Należy zdać sobie sprawę, jak wygląda przepływ pieniędzy w małej czy średniej wielkości firmie. Po podpisaniu umowy z klientam, agencja przechodzi do realizacji: zostaje wydelegowany zespół do obsługi danego klienta, do tego często zatrudniani są też freelancerzy, umawiane są sesje zdjęciowe, wynajmowane są studia produkcyjne, kupowane są przestrzenie reklamowe. 

Część tych kosztów agencja ponosi z góry albo musi opłacić w krótkim terminie. Podwykonawcy, domy mediowe czy działy promocji w mediach nie będą czekać dwóch miesięcy na przelew. Niewywiązanie się z tych zobowiązań wiązałoby się ze skutkami zarówno finansowymi, jak i biznesowymi. Agencja, która nie płaci na czas podwykonawcom nie może liczyć na dobre relacje, a w skrajnych przypadkach: na kontynuację współpracy. Dla podwykonawców, zwłaszcza freelancerów pewność, że otrzymają pieniądze w terminie jest czynnikiem wręcz decydującym o tym, czy przyjmą zlecenie. 

Więcej zleceń to większa dziura finansowa

Dla agencji marketingowych cykl konwersji gotówki jest wyjątkowo niekorzystny.  Im więcej projektów prowadzi agencja jednocześnie, tym większa kwota zostaje zamrożona w wystawionych fakturach, które nie zostały jeszcze opłacone. Wzrost obrotów doprowadza do pogorszenia płynności.

- W agencjach marketingowych koszty pojawiają się na początku projektu, a przychody dopiero na końcu i to często z opóźnieniem. Dochodzi więc do kuriozalnej sytuacji: im agencja jest bardziej aktywna, pozyskuje więcej zleceń, tym większa jest dziura między wydatkami a wpływami. Wzrost obrotów zamiast poprawiać sytuację finansową, pogarsza ją - komentuje Tomasz Grzesik, kierownik ds. relacji z klientami w Bibby Financial Services.

W praktyce, agencja kredytuje klienta przez miesiąc, dwa, a nawet przez kwartał. I to bez możliwości ubiegania się o odsetki. 

Co więcej, w agencjach marketingowych pogłębia się luka między kosztami pracy a przychodami. Według „Badania Płac i Stawek Godzinowych 2025” opracowanego przez Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, przez ostatnią dekadę wynagrodzenia wzrosły o ponad 33 proc., zaś inflacja wzrosła o 55 proc. Jednocześnie stawki za usługi podniosły się tylko o 16,8 proc. W rezultacie, możliwości finansowe agencji, aby pokryć koszty wynikające z opóźnionych płatności, zmalały.

Zatory w agencji rozwiązuje się systemowo

Problem z otrzymaniem zapłaty za wykonany projekt oznacza dla agencji marketingowej utratę zdolności inwestowania w rozwój, w tym zakup nowych narzędzi, bez czego agencja będzie miała coraz większy problem z pozyskaniem nowych klientów. Brak dostępu do gotówki niesie za sobą dalsze konsekwencje: rośnie presja na na zaniżanie stawek, aby w ogóle zdobyć zlecenie. Jednocześnie wciąż nie ma pewności, czy nowy klient będzie płacił terminowo. 

- Firmy wpadają w błędne koło. Zależy im na dobrych relacjach z klientami i nie chcą naciskać tych, którzy nie płacą w terminie, więc zabiegają o kolejne zlecenia. Tylko, że nowi klienci też nie gwarantują płatności na czas. Czy agencje mają zatem zrezygnować z nowego biznesu? Oczywiście, że nie. Są na to inne sposoby - mówi Tomasz Grzesik z Bibby Financial Services.

Ekspert wskazuje, że rozwiązaniem takiej sytuacji może być faktoring, który przyspiesza odzyskanie od zleceniobiorcy pieniędzy, które i tak należą się agencji. W ten sposób nie obciąża się zdolności kredytowej, zaś decyzja o przyznaniu finansowania opiera się przede wszystkim na wiarygodności płatniczej kontrahenta. 

Wprawdzie temat zatorów płatniczych nie jest niczym nowym w branży komunikacji marketingowej, to zauważalne jest, że coraz więcej firm zaczyna sięgać po profesjonalne wsparcie. 

- Dostrzegamy rosnące zainteresowanie faktoringiem wśród agencji marketingowych. Zwiększa się świadomość, że faktoring jest rozwiązaniem systemowym, pomagającym usprawniać przepływ gotówki, a nie tylko doraźnym rozwiązaniem, kiedy kryzys już nastąpi. Klientami agencji marketingowych bardzo często są korporacje, które wymuszają długie terminy płatności. Z kolei agencje nie mają takiej siły negocjacyjnej, aby skrócić te terminy. Korzystając z faktoringu mogą pozbyć się tego problemu - komentuje Tomasz Grzesik.