Masz świetny produkt, a sprzedaż nie rośnie? Problem leży gdzie indziej

Zintegrowane planowanie to nie tylko procesy i narzędzia, ale przede wszystkim sposób myślenia i funkcjonowania organizacji, który wymaga zaangażowania liderów, przełamania szkodliwych nawyków i otwartości na błędy oraz testowanie nowych rozwiązań.

Ewa Gawrońska-Micuń, country manager Bibby Financial Services Polska i Gniewomir Kuciapski, konsultant i analityk z firmy doradczo-wdrożeniowej 4Results, podczas grudniowego webinaru poruszyli temat sales & operations planning (S&OP). Rozmawiali o tym, dlaczego wdrożenia systemów planowania często kończą się porażką i co decyduje o sukcesie transformacji.

Jak wskazywali, bez zmiany kultury organizacyjnej nawet najlepsze narzędzia do planowania nie przyniosą oczekiwanych efektów. Polskie firmy są bowiem mistrzami gaszenia pożarów – doskonale radzą sobie w sytuacjach podbramkowych. Problem polega na tym, że umiejętność adaptacji idzie w parze z przymykaniem oczu na to, co niesie przyszłość. Sukces firmy zależy więc od przełamania silosów, poprawy komunikacji i budowania zaufania, a nie tylko od doboru narzędzi czy twardych danych.

Wiele firm mierzy się z silosami działowymi, gdzie zespoły skupiają się na własnych - często konkurencyjnych - celach, a to uniemożliwia integrację. Polskie organizacje są nastawione nie tylko na działania reaktywne, ale także na rywalizację zamiast współpracy. I chociaż są bardzo elastyczne, dzięki czemu dobrze radzą sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami, w dłuższej perspektywie taka postawa prowadzi do nieefektywności i braku proaktywnego planowania.

Wyzwania stojące przed firmami

Przed polskimi firmami stoją wyzwania kulturowe. Na plan pierwszy wysuwa się brak komunikacji i zrozumienia. W praktyce oznacza to, że brakuje sprawnego przepływu informacji pomiędzy działami, na przykład pomiędzy sprzedażą a produkcją. Prowadzi to do błędnych decyzji, spadku rentowności i ciągłych niedoborów bądź nadwyżek produkcji. Kolejną kwestią jest brak feedbacku i obawa przed błędami. W polskiej kulturze często unika się przyznawania do błędów z obawy przed krytyką lub karą. Liderzy rzadko chwalą pracowników, koncentrując się zdecydowanie częściej na negatywach. Takie podejście hamuje uczenie się, podnoszenie kompetencji, a w rezultacie - powstawanie innowacji.

Czym jest zintegrowane planowanie?

Planowanie w firmach sprowadza się zazwyczaj do wpisywanie w harmonogram przyjętych już zamówień, czyli do tak zwanego kolejkowania. Nie ma to za wiele wspólnego z przewidywaniem przyszłości. Metoda sprzedaży i działań operacyjnych (S&OP) narodziła się już w latach 80., kiedy rynek stał się bardziej konkurencyjny, a firmy musiały lepiej rozumieć popyt i integrować plany. Współcześnie, sales and operations planning bywa rozumiany zbyt wąsko, ponieważ wyklucza pozostałe działy, jak marketing, finanse czy zakupy. Dlatego coraz częściej preferowane jest określenie IBP (integrated business planning) zamiast S&OP. IBP łączy bowiem wszystkie plany organizacji w jedną spójną całość, czyli łączy planowanie strategiczne z operacyjnym. Zamiast więc tworzyć oddzielne plany dla każdego działu, firma wypracowuje jeden wspólny plan działania, oparty na tych samych założeniach i danych.

Co wpływa na sukces planowania zintegrowanego?

Przede wszystkim ważne jest zaangażowanie zarządu. Osoby kierujące firmą muszą być aktywnie zaangażowane w podejmowanie strategicznych decyzji i wspierać cały proces. Ważne, aby w firmie znajdowała się osoba odpowiedzialna za operacyjne spięcie procesów i utrzymanie sprawnej komunikacji. Potrzebny jest więc lider kierujący tym procesem. Taki, który poradzi sobie z budowaniem przepływu informacji i wspólnego zrozumienia celów między działami. Liderzy są wzorem i kształtują kulturę poprzez dawanie dobrego przykładu. Ich odpowiedzialność obejmuje również wdrożenie nowych pracowników w zmienioną kulturę. Aby planowanie zintegrowane przynosiło efekty, ważne jest konsekwentne powtarzanie nowych schematów. Chodzi o to, by wyeliminować stare nawyki i nabyć nowe. Trzeba też nauczyć się konstruktywnego feedbacku i celebrowania postępów.

Co firma zyskuje dzięki zintegrowanemu planowaniu?

Wdrożenie zintegrowanego planowania biznesowego jest procesem długotrwałym, trwającym średnio 18 miesięcy. O sukcesie decyduje konsekwencja w pracy z ludźmi i ich zachowaniami. Niemniej nagroda za ten wysiłek jest bardzo zadowalająca. Według danych rynkowych, poprawne wdrożenie IBP podnosi rentowność (średnio o 20 proc. według Gartnera). Inne korzyści to: wzrost EBIT, spadek poziomu zapasów, skrócenie cyklu konwersji gotówki, skrócenie przestojów produkcyjnych, poprawa efektywności produkcji, zwiększona skuteczność wprowadzania nowych produktów, większa zwinność, obniżenie kosztów błędów, a także skrócenie czasu reakcji. Do tego dochodzi poprawa komunikacji międzydziałowej, wzajemne zrozumienie procesów, budowanie relacji, zaufania i pozytywnej atmosfery w firmie.

➡️Obejrzyj webinar „Czy zintegrowane planowanie biznesowe uda się bez zmiany kultury organizacyjnej?”, zrealizowanego przez Bibby Financial Services i 4Results.

➡️ Sprawdź program rozwojowy 4Results Growth & Excellence, zaprojektowany dla liderów – od prezesów po sukcesorów – którzy chcą, by cała organizacja grała do jednej bramki.