Czy KSeF ukróci fraudy w handlu?

Krajowy System e-Faktur miał uszczelnić polski obrót gospodarczy - i w warstwie podatkowej rzeczywiście to robi. Jednak przedsiębiorcy prowadzący handel zagraniczny powinni zachować czujność. Najgroźniejsze dla eksporterów oszustwa, takie jak tzw. distribution fraud, rozgrywają się zanim jakakolwiek faktura powstanie - a więc poza zasięgiem systemu. Ekspertka Bibby Financial Services wyjaśnia, przed czym KSeF chroni, a przed czym przedsiębiorca musi chronić się sam.

System, który widzi faktury ale nie widzi zamówień

Od lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla największych podatników, a od kwietnia - dla zdecydowanej większości polskich przedsiębiorców. Każda faktura B2B, również ta wystawiana zagranicznemu kontrahentowi, musi przejść przez centralny system Ministerstwa Finansów. KSeF został zaprojektowany przede wszystkim jako narzędzie walki z oszustwami podatkowymi: pustymi fakturami, karuzelami VAT, fikcyjnym obrotem. W kwietniu 2026 r. resort finansów uruchomił w Aplikacji Podatnika dodatkowy mechanizm zgłaszania tzw. faktur scamowych - dokumentów, co do których istnieje podejrzenie, że nie odzwierciedlają rzeczywistej transakcji.

Naturalne jest więc pytanie, czy system, który ewidencjonuje każdą fakturę w kraju, ukróci również oszustwa wymierzone bezpośrednio w firmy, w tym te, na które od lat narażeni są polscy eksporterzy.

- KSeF nie eliminuje distribution fraud, ponieważ ten mechanizm działa przed wystawieniem faktury, na etapie zamówienia i weryfikacji kontrahenta. System dotyczy dokumentowania transakcji, a nie jej inicjowania - mówi Beata Brodowska-Chałubek, Head of Risk w Bibby Financial Services Polska.

Oszustwo, które dzieje się przed fakturą

Distribution fraud - zjawisko, przed którym firma faktoringowa Bibby Financial Services ostrzega eksporterów od lat - polega na podszywaniu się pod duże, wiarygodne europejskie sieci handlowe. Oszuści kontaktują się z polskimi firmami, najczęściej małymi i średnimi, które dopiero rozwijają sprzedaż zagraniczną. Już w pierwszej wiadomości pojawia się duże, konkretne zamówienie - bez negocjacji, bez próśb o próbki, za to z propozycją wydłużonego terminu płatności. Gdy towar trafia do wskazanego centrum logistycznego, znika bez płatności. Prawdziwa sieć handlowa, pod którą podszyli się sprawcy, o niczym nie wie.

Cały ten scenariusz rozgrywa się w warstwie, której KSeF nie obejmuje: w korespondencji handlowej, w zamówieniu, w relacji z rzekomym kontrahentem. Faktura - jedyny element transakcji widoczny dla systemu - powstaje dopiero na końcu, gdy decyzja o wysyłce towaru już zapadła. Co więcej, faktura wystawiona przez oszukanego eksportera jest z punktu widzenia KSeF całkowicie poprawna: wystawił ją realny podmiot, dokumentuje ona realną wysyłkę towaru. Problem w tym, że po drugiej stronie transakcji nie stoi prawdziwa firma, tylko oszust.

Podobnie ograniczoną rolę odgrywają kody QR, które muszą znaleźć się na fakturach przekazywanych zagranicznym kontrahentom poza systemem.

- Kod QR zwiększa transparentność i ułatwia weryfikację autentyczności faktury, ale nie jest skutecznym narzędziem przeciwko distribution fraud, ponieważ oszustwo następuje zanim faktura powstanie - tłumaczy Beata Brodowska-Chałubek.

Również mechanizm zgłaszania faktur scamowych, choć cenny w walce z wyłudzeniami VAT, jest - jak wskazuje ekspertka Bibby - ukierunkowany na nieprawidłowości w obszarze fakturowania. W przypadku distribution fraud może mieć zastosowanie jedynie wtórnie, gdy oszustwo obejmuje także wykorzystanie nieautentycznych dokumentów. Nie zapobiega jednak fałszywym zamówieniom i podszywaniu się pod znane sieci handlowe.

Miliony euro na jednej transakcji

Skala zjawiska jest trudna do precyzyjnego zmierzenia, nie istnieją oficjalne, zagregowane statystyki distribution fraud dla Polski. 

- Szacunki rynkowe wskazują jednak, że straty w pojedynczych przypadkach tego typu oszustw w Europie sięgają od kilkuset tysięcy do nawet kilku milionów euro, a łączny koszt przestępczości w europejskich łańcuchach dostaw liczony jest w miliardach euro rocznie. Z doświadczeń Bibby Financial Services na polskim rynku wynika, że interwencje faktora w podobnych przypadkach pozwalały uchronić eksporterów przed stratami liczonymi w milionach złotych – wyjaśnia ekspertka Beata Brodowska-Chałubek.

Co istotne, wykrycie oszustwa po wysyłce towaru oznacza dla przedsiębiorcy podwójny problem: wierzytelność natychmiast staje się sporna, a to wyklucza ochronę zarówno z ubezpieczenia transakcji, jak i z faktoringu pełnego. Jedyną realną linią obrony pozostaje weryfikacja kontrahenta przed realizacją zamówienia.

KSeF uszczelnia formę, nie treść

Czy zatem KSeF w ogóle pomaga w walce z fraudami? Tak, ale trzeba precyzyjnie rozumieć, z którymi. W obszarze oszustw podatkowych i formalnych system znacząco podnosi poziom transparentności, ogranicza możliwość wystawiania fikcyjnych dokumentów i ułatwia kontrolę zgodności rozliczeń. Centralna ewidencja faktur może też pośrednio przyspieszyć formalną weryfikację podmiotów i ich historii transakcyjnej, choć nie potwierdzi, czy zamówienie rzeczywiście pochodzi od właściwego kontrahenta.

- KSeF uszczelnia warstwę formalną, ale nie eliminuje ryzyka związanego z autentycznością kontrahenta i rzeczywistością transakcji - podsumowuje Beata Brodowska-Chałubek.

Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: cyfryzacja fakturowania nie zwalnia z czujności. Sygnały ostrzegawcze pozostają te same od lat: pierwsze zamówienie na kwotę wyraźnie przekraczającą skalę działalności firmy, brak zamówienia testowego, wydłużony termin płatności, uproszczona umowa, dostawa do centrum logistycznego zamiast magazynu odbiorcy czy natychmiastowa zgoda na cesję wierzytelności. Weryfikacja odbiorcy - samodzielna lub z pomocą doświadczonego faktora - to standardowa procedura, która pozwala wychwycić nieprawidłowości, zanim towar opuści magazyn.

- Zanim wyślesz towar, zawsze potwierdź zamówienie niezależnym kanałem kontaktu z kontrahentem - radzi Beata Brodowska-Chałubek z Bibby Financial Services.