Firma ma ERP i dane, ale ich nie monetyzuje

Firmy inwestują w SAP, Microsoft Dynamics 365 i inne systemy ERP, automatyzują księgowość, monitorują sprzedaż i potrafią niemal natychmiast sprawdzić, ile pieniędzy mają w należnościach. Nadal jednak często finansują kapitał obrotowy tak samo jak kilkanaście lat temu: kredytem, własną gotówką albo po prostu czekając, aż kontrahent zapłaci fakturę.

W branży drzewnej i opakowaniowej ten paradoks jest szczególnie widoczny. To sektory o wysokich kosztach materiałów, dużej liczbie odbiorców i często odroczonych terminach płatności. Firma może dokładnie wiedzieć, ile milionów złotych ma w nieprzeterminowanych fakturach, ale sama wiedza nie powoduje, że pieniądze pojawiają się na rachunku.

Data factoring pozwala zrobić kolejny krok. Wykorzystać uporządkowane dane z systemu finansowo-księgowego jako podstawę finansowania należności. ERP przestaje być tylko narzędziem do raportowania tego, co wydarzyło się w firmie. Dane zaczynają pracować na jej kapitał obrotowy.

Branża drzewna: pieniądze związane na całej długości łańcucha dostaw

W sektorze drzewnym cykl konwersji gotówki jest z natury długi. Drewno trzeba kupić, przetrzeć, wysuszyć, przetworzyć, przechować i dostarczyć klientowi, a dopiero potem - po kolejnych 30, 60 czy 90 dniach - otrzymać zapłatę. Każdy wzrost skali działalności angażuje dodatkowy kapitał wcześniej, niż pojawia się przychód z tego zaangażowania.

Widać to w danych o zaległościach. Według Krajowego Rejestru Długów w czerwcu 2026 roku firmy z szeroko rozumianej branży drzewnej miały 216,3 mln zł przeterminowanych zobowiązań wpisanych do rejestru, a dotyczyły one blisko 4,2 tys. przedsiębiorstw.

Dla dostawcy istotniejsza jest jednak druga obserwacja KRD. W ciągu roku pogorszył się profil płatniczy całego sektora: większej ostrożności przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności wymaga już co piąta firma drzewna i co czwarta meblarska.

To zmienia perspektywę. Problemem nie jest wyłącznie własna płynność, ale również ryzyko po stronie odbiorców, którym firma sprzedaje z odroczonym terminem. Im dłuższy kredyt kupiecki i im więcej kontrahentów, tym większe znaczenie ma tempo, w jakim przedsiębiorstwo odzyskuje zaangażowaną gotówkę.

Do tego dochodzi nowy obowiązek informacyjny. Unijne rozporządzenie EUDR, dotyczące produktów niepowodujących wylesiania, obejmie duże i średnie firmy od 30 grudnia 2026 roku, a mikro- i małe od 30 czerwca 2027 roku. Dla tartaków, producentów wyrobów z drewna i dystrybutorów oznacza to gromadzenie danych o pochodzeniu surowca, prowadzenie dokumentacji należytej staranności, monitoring łańcucha dostaw i audyty.

Powstaje więc kolejna warstwa uporządkowanych danych o produkcie i o transakcji. Sfinansować trzeba ją jednak z tej samej gotówki, o którą konkurują zobowiązania wobec dostawców, banków, firm leasingowych i dostawców energii.

Umów bezpłatną konsultację z ekspertem

Opakowania odbijają wolno, marże pozostają pod presją

Podobny mechanizm działa w branży opakowaniowej. Według analizy Banku Pekao z listopada 2025 roku lata 2022–2024 były dla sektora trudne. Wartość produkcji sprzedanej polskiego przemysłu opakowaniowego spadła w tym okresie o 14 proc. W dwóch największych segmentach – opakowaniach z papieru i z tworzyw sztucznych – zniżki wyniosły odpowiednio 14 i 10 proc. Najmocniej, bo o 40 proc., spadła produkcja opakowań z drewna, co dobrze pokazuje, jak silnie oba omawiane sektory są ze sobą powiązane.

Branża zachowała przy tym silną pozycję eksportową. Polska zwiększyła udział w wewnątrzunijnym eksporcie opakowań z 11,7 do 12,2 proc. Ceną utrzymania konkurencyjności była jednak presja na wyniki finansowe. W pierwszym półroczu 2025 roku wynik finansowy sektora był o 34 proc. niższy niż rok wcześniej – najniższy dla pierwszego półrocza od 2018 roku – a rentowność netto spadła do 4,9 proc., najniżej od ponad dekady.

Popyt odbudowuje się, ale powoli: przychody branży rosły o około 2–3 proc. rok do roku. Firmy muszą przy tym jednocześnie inwestować. Automatyzują linie produkcyjne, modernizują systemy, przygotowują się do wymogów rozporządzenia PPWR dotyczących zawartości recyklatu, projektowania opakowań i ograniczania odpadów, a także coraz dokładniej monitorują materiały, produkty, zamówienia oraz przepływy finansowe.

Cyfryzacja produkcji i back office’u postępuje. Pytanie brzmi: czy równie szybko cyfryzuje się sposób finansowania kapitału obrotowego?

ERP dokładnie pokazuje, gdzie są pieniądze

W wielu średnich przedsiębiorstwach odpowiedź na pytanie o wartość należności nie wymaga już przeglądania arkuszy Excel ani segregatorów z fakturami. SAP, Dynamics 365 czy inne systemy ERP pokazują sprzedaż, kontrahentów, wartości wystawionych faktur, terminy płatności, historię rozliczeń i strukturę należności. Dyrektor finansowy może sprawdzić, ile pieniędzy firma powinna otrzymać w ciągu najbliższych 7, 30 czy 60 dni.

Cyfryzacja tego obszaru szybko postępuje. Według GUS w 2025 roku oprogramowanie klasy ERP wykorzystywało już 40,5 proc. polskich przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 10 osób, a 25,9 proc. prowadziło analitykę danych. Skala wdrożeń rośnie wraz z dojrzałością organizacji: według Eurostatu w 2025 roku systemy ERP miało 89 proc. dużych przedsiębiorstw w Unii Europejskiej wobec 41 proc. małych.

Firma inwestuje w system właśnie po to, żeby zintegrować dane z produkcji, sprzedaży, magazynu, księgowości i finansów oraz podejmować decyzje na podstawie aktualnych informacji.

I tu pojawia się ciekawy paradoks.

System może dokładnie pokazywać dyrektorowi finansowemu:

• strukturę należności w podziale na poszczególnych odbiorców,
• wartość faktur przypadających do zapłaty w ciągu najbliższych 30 i 60 dni,
• liczbę aktywnych kontrahentów,
• historię płatności każdego z nich,
• wartość sprzedaży w każdym miesiącu.

Firma ma dane. Ma nad nimi kontrolę. Ale pieniądze nadal czekają u klientów.

ERP widzi 6 mln zł. Firma nadal czeka na przelew

Wyobraźmy sobie producenta opakowań osiągającego sprzedaż na poziomie 3 mln zł miesięcznie. Firma współpracuje z kilkudziesięcioma odbiorcami, a przeciętny termin płatności wynosi 60 dni. Oznacza to, że w należnościach może być stale zaangażowanych około 6 mln zł.

ERP dokładnie pokazuje te pieniądze. Wiadomo, od którego odbiorcy pochodzą, kiedy została wystawiona faktura, kiedy przypada termin płatności i jaka jest historia współpracy. Ale firma nie może za te informacje kupić papieru, tektury, drewna, klejów czy innych materiałów. Nie zapłaci nimi wynagrodzeń ani rachunku za energię.

Jeżeli sprzedaż wzrośnie o 20 proc., do 3,6 mln zł miesięcznie, przy takim samym terminie płatności poziom należności może zwiększyć się do około 7,2 mln zł. Sukces sprzedażowy tworzy więc potrzebę znalezienia dodatkowych 1,2 mln zł kapitału obrotowego.

Firma może wykorzystać własną gotówkę. Może zwiększyć kredyt obrotowy. Albo może zacząć wykorzystywać dane o należnościach, które już ma.

Umów bezpłatną konsultację z ekspertem

Data factoring: dane z ERP stają się podstawą finansowania

W klasycznym podejściu do faktoringu firma przekazuje faktorowi informacje o fakturach przeznaczonych do finansowania. Przy kilku dokumentach miesięcznie nie stanowi to problemu. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset odbiorcach i dużej liczbie faktur pojawia się jednak spora liczba czynności administracyjnych.

Data factoring odwraca tę logikę. Firma nie zgłasza faktorowi pojedynczo każdej faktury. Generuje ze swojego systemu finansowo-księgowego plik zawierający dane dotyczące portfela należności na określony dzień i przekazuje go do Bibby Financial Services.

Plik zawiera informacje potrzebne do określenia poziomu finansowania, m.in. dane odbiorców, wartości faktur, daty wystawienia i terminy płatności. Nie ma stałego połączenia pomiędzy systemem ERP klienta a Bibby Financial Services. Faktor nie wchodzi do SAP-a czy Dynamicsa klienta i nie pobiera danych przez API. To firma generuje uzgodniony plik - np. CSV - i przekazuje aktualny stan swoich należności.

Na tej podstawie wyliczany jest dostępny poziom finansowania kwalifikującego się portfela. Gdy proces jest już ustawiony, od przekazania pliku do udostępnienia finansowania mija zwykle około 15 minut.

Ważne jest również to, co pozostaje po stronie klienta. Monitoring płatności i relacja handlowa z odbiorcą nie przechodzą na faktora. Dla producenta, który przez lata budował współpracę z kluczowymi kontrahentami, bywa to warunek brzegowy.

System ERP staje się więc czymś więcej niż narzędziem raportowym. Dane, które do tej pory pomagały przede wszystkim kontrolować sprzedaż i należności, zaczynają być wykorzystywane do pozyskania kapitału obrotowego.

Po co cyfryzować faktoring, skoro księgowość już jest cyfrowa?

To szczególnie ważne właśnie dla firm produkcyjnych. Zakład drzewny czy producent opakowań może każdego miesiąca wystawiać setki dokumentów. Im większa skala działalności, tym mniej sensu ma budowanie finansowania na kolejnych ręcznych procesach.

Jeżeli dane o fakturach są już uporządkowane w ERP, nie trzeba ich ponownie przepisywać, kompletować ani zgłaszać pojedynczo. Data factoring wykorzystuje proces, który w firmie już istnieje. Księgowość wystawia faktury. ERP zapisuje dane. Firma na określony dzień generuje plik i przekazuje go faktorowi. Na jego podstawie aktualizowana jest baza finansowania.

Cyfryzacja nie polega więc na wdrożeniu kolejnego dużego systemu. Polega na lepszym wykorzystaniu infrastruktury informacyjnej, za którą przedsiębiorstwo już zapłaciło.

Dlaczego ma to znaczenie dla firm drzewnych i opakowaniowych?

W obu branżach występuje kilka cech, które sprzyjają finansowaniu opartemu na danych. Firmy ponoszą wysokie koszty na długo przed otrzymaniem płatności od odbiorcy. Pracują z dużą liczbą klientów B2B. Sprzedaż jest powtarzalna, faktur jest dużo, a terminy płatności często odroczone. Jednocześnie średnie przedsiębiorstwa mają coraz bardziej zaawansowane systemy finansowo-księgowe, a nowe wymogi regulacyjne dodatkowo wymuszają porządkowanie danych.

Data factoring pozwala wykorzystać te cechy zamiast traktować je wyłącznie jako źródło problemu z kapitałem obrotowym. Dla dyrektora finansowego oznacza to również możliwość dopasowania finansowania do rzeczywistego obrotu. Gdy wartość kwalifikujących się należności rośnie, może zwiększać się także potencjalna baza finansowania. W okresie niższej sprzedaży zmniejsza się ona razem z portfelem.

To inna logika niż finansowanie oparte wyłącznie na stałym limicie ustalonym niezależnie od aktualnej wartości sprzedaży.

Firma już zainwestowała w dane. Teraz może sprawić, żeby zaczęły pracować

Cyfrowa transformacja nie powinna kończyć się na samym raporcie. Jeżeli firma wydała pieniądze na ERP, uporządkowała proces wystawiania faktur, ujednoliciła kartoteki kontrahentów, kontroluje terminy płatności i potrafi szybko określić strukturę należności, posiada coś bardzo cennego: dobrej jakości dane o swoim rzeczywistym biznesie.

Data factoring pozwala wykorzystać je finansowo. Nie zastąpi rentowności, właściwej polityki handlowej ani kontroli ryzyka odbiorców. Nie sprawi też, że każda należność automatycznie kwalifikuje się do finansowania. Może jednak rozwiązać konkretny problem dobrze zarządzanej firmy: sprzedaż została wykonana, faktury wystawione, odbiorcy są znani, a pieniądze przez kolejne tygodnie pozostają poza rachunkiem przedsiębiorstwa.

W branżach takich jak drzewna i opakowaniowa, gdzie każdy wzrost produkcji angażuje dodatkowy kapitał wcześniej, niż pojawia się zapłata od odbiorcy, ma to szczególne znaczenie.

Przez lata przedsiębiorstwa cyfryzowały procesy po to, aby lepiej widzieć swój biznes. Następnym etapem może być wykorzystanie tych samych danych, aby szybciej finansować jego rozwój. ERP pokazuje, gdzie są pieniądze. Data factoring pozwala sprawić, żeby zaczęły wcześniej pracować.