Data faktoring - czym jest i kiedy warto się po niego sięgnąć?

Firma ma portfel zamówień, wystawione faktury i rosnące przychody. Mimo to ciągle brakuje gotówki, ponieważ pieniądze czekają na przelew od kontrahenta. Jest to jedna z najczęstszych pułapek finansowych firm będących w fazie wzrostu. Chcąc poradzić sobie z tym przedsiębiorcy decydują się na data faktoring, czyli automatyczne finansowanie należności, oparte na danych z systemu księgowego klienta. Bez zbędnej biurokracji i bez ingerencji w relacje z odbiorcami.

Data faktoring jest produktem finansowym, który zamienia dane operacyjne firmy w dostęp do gotówki. Klient przesyła do faktora plik z systemu księgowego, zawierający dane faktur (kontrahenta, datę wystawienia, termin płatności, kwotę). Na tej podstawie faktor wyznacza poziom finansowania i wypłaca środki. Cały proces zajmuje około 15 minut od momentu dostarczenia pliku.

W odróżnieniu od klasycznego faktoringu, data faktoring nie wymaga zgłaszania każdej faktury z osobna. Rozliczenie odbywa się per saldo całego portfela należności, a nie per dokument. Monitorowanie płatności i kontakt z odbiorcami pozostają po stronie klienta, a to oznacza, że faktor jedynie dostarcza finansowanie, nie przejmuje relacji handlowych.

Dla kogo jest to rozwiązanie?

Data faktoring skierowany jest do średnich i dużych firm z ugruntowaną pozycją rynkową, które mają dojrzałe procesy finansowe i portfele od kilku do kilkuset odbiorców. Jest to produkt dla przedsiębiorstw będących na etapie skalowania oraz dobrze zarządzanych, ze stabilnymi, rotującymi należnościami i zdolnością do regularnego raportowania danych finansowych.

Szczególnie dobrze data faktoring sprawdza się, kiedy sprzedaż rośnie szybciej niż cash flow. Dlaczego? Firma zwiększa obroty, lecz długie terminy płatności wynoszące często 30, 60 czy nawet 90 dni powodują, że gotówka zawsze jest krok za przychodami. Data faktoring uwalnia zamrożony kapitał bez zmiany modelu sprzedaży. Poziom finansowania automatycznie rośnie razem z wolumenem faktur.

Usługa ta ma zastosowanie również wtedy, gdy firma chce poprawić wskaźniki finansowe, ponieważ skraca cykle konwersji gotówki i obniża DSO (days sales outstanding). Dla osoby odpowiedzialnej za finanse w firmie, która przygotowuje się do rozmów z bankami lub inwestorami, jest to konkretna poprawa obrazu bilansu i to bez zmiany procesów sprzedażowych.

Warto też sięgnąć po data faktoring, kiedy klasyczny faktoring generuje zbyt dużo pracy operacyjnej. Przy dużym portfelu odbiorców i wysokim wolumenie faktur ręczna obsługa finansowania pochłania czas i angażuje zespół. Data faktoring eliminuje ten problem dzięki automatyzacji opartej na cyklicznej wymianie plików.

Jak data faktoring działa w praktyce?

Uruchomienie data faktoringu nie wymaga rozbudowanej integracji IT. Wystarczy skonfigurować system księgowy tak, aby generował plik w odpowiednim formacie (produkt jest kompatybilny z dowolnym oprogramowaniem). Następnie plik trafia do systemu faktora, a finansowanie jest wypłacane automatycznie.

Dla zespołu finansowego oznacza to koniec ręcznego zgłaszania faktur i eliminację dodatkowych kroków operacyjnych. Nie trzeba zatrudniać nowych osób ani zmieniać obecnych procesów. Finansowanie działa w tle, a to oznacza, że firma skupia się na sprzedaży, nie na obsłudze produktu finansowego.

- Decyzja o sięgnięciu po data faktoring pojawia się zwykle w trzech momentach. Pierwszy to szybki wzrost sprzedaży przy jednoczesnym braku proporcjonalnego wzrostu gotówki na koncie. Jest to sytuacja, w której firma ma zamówienia i faktury, ale kapitał jest zamrożony w należnościach. Drugi to moment, kiedy klasyczne finansowanie bankowe przestaje być wystarczające lub elastyczne. A trzeci to potrzeba automatyzacji - mówi Marek Kęsik, dyrektor sprzedaży w Bibby Financial Services.

Ekspert wskazuje, że jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z takiego rozwiązania, wystarczy skonfigurować system księgowy tak, aby generował plik z danymi faktur w odpowiednim formacie. - Resztą zajmuje się już faktor. Próg wejścia jest niski, a efekty w postaci szybszego dostępu do gotówki i lepszej przewidywalności przepływów widać niemal od razu - podkreśla Kęsik.

Co zyskuje firma?

Firma korzystająca z data faktoringu zyskuje przede wszystkim pełną kontrolę nad portfelem i relacjami z klientami. Ale też ma realne korzyści finansowe: szybszy dostęp do gotówki, lepszą przewidywalność przepływów pieniężnych i możliwość obsługi większych kontraktów bez ryzyka utraty płynności. 

Przedsiębiorca może oferować swoim kontrahentom dłuższe terminy płatności. Dzięki temu staje się bardziej konkurencyjny, bo nie musi czekać na przelew, aby mieć środki na kolejne zamówienie. Finansowanie nie zwiększa klasycznego zadłużenia operacyjnego i skaluje się razem z portfelem, bez długich procedur kredytowych.

Jak skorzystać z data faktoringu?

Po data faktoring warto sięgnąć wtedy, gdy firma gwałtownie rośnie, ale jednocześnie gotówka nie nadąża za sprzedażą z powodu zbyt długich terminów płatności. Jest to również dobre rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które chcą zdywersyfikować źródła finansowania i ograniczyć zależność od kredytu bankowego, zachowując przy tym pełną kontrolę nad należnościami. Warto rozważyć je również wtedy, gdy klasyczny faktoring generuje zbyt dużo pracy administracyjnej, szczególnie przy dużej liczbie odbiorców i wysokim wolumenie faktur.

Uruchomienie data faktoringu nie wymaga skomplikowanych przygotowań. Pierwszym krokiem jest wybór firmy faktoringowej oferującej ten produkt i ustalenie formatu pliku, w jakim system księgowy ma eksportować dane faktur. Konfiguracja po stronie klienta jest zazwyczaj jednorazowa. Od momentu uruchomienia firma przesyła plik cyklicznie, a finansowanie trafia na konto w ciągu kilkunastu minut. Nie ma ręcznego zgłaszania faktur ani dodatkowych procesów, nie ma też ingerencji w relacje z odbiorcami. Firma dostaje dostęp do gotówki wtedy, gdy jej potrzebuje i w takiej wysokości, jaka wynika z bieżącego portfela należności.